Reglement inzake de omgang met persoonsgegevens voor Huurdersvereniging Cruquiuseiland te Amsterdam in kader AVG
Concept d.d. 1 dec 2024
Note: No rights can be derived from any automatically translated versions of legal documents such as the Articles of Association and the Privacy Statement. In case of ambiguity, the original Dutch text applies.
Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing voor alle organisaties die (vertrouwelijke) gegevens van personen (persoonsgegevens) in een bestand bewaren en verwerken. Deze organisaties, waaronder ook huurdersverenigingen vallen, moeten zich aan de regels in deze nieuwe verordening houden. Dat geldt zowel voor het bewaren in digitale bestanden als op een andere manier. De informatiedrager doet hier niet terzake.
Belangrijkste doelstelling van de AVG is het (beter) regelen van de privacy van natuurlijke personen. Niet alle persoonsgegevens zijn even privacy-gevoelig. Zo is een voornaam en e-mailadres laag-privacy-gevoelig en een BSN-nummer hoog privacy-gevoelig. Een gegeven is privacy-gevoelig als dat gegeven te herleiden is tot een natuurlijk persoon. Een voornaam is dat niet, een BSN-nummer wel.
Het bestuur van Huurdersvereniging Cruquiuseiland, gelet op:
– de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG);
– de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming;
heeft het volgende reglement vastgesteld:
1. Begripsbepaling
In dit reglement wordt verstaan onder:
a. Het bestuur: het bestuur van Huurdersvereniging Cruquiuseiland;
b. Leden: particuliere huurders van woningen in de AMVEST-gebouwen op Cruquiuseiland te Amsterdam (in de zin van art. 5: Statuten van de HV). [in AVG “Betrokkenen” genoemd];
c. De ledenadministratie: de administratie van persoonsgegevens van de leden;
d. De Uitvoeringswet: de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming.
2. Verantwoordelijke
Het bestuur is Verantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet.
3. Reglement omgang persoonsgegevens
Het reglement is zowel van toepassing op de geautomatiseerde – als op de handmatige verwerking van persoonsgegevens van de leden ten behoeve van het bestuur.
4. Doel gegevensverwerking
Het doel van de gegevensverwerking is het voeren van een efficiënte, effectieve en ‘veilige’ administratie van de leden ten behoeve van het bestuur.
5. Grondslag om deze persoonsgegevens te verwerken
Het bestuur kiest hiervoor Dienstverlening (aanmelding in het verleden van de leden van deze HV) en Gerechtvaardigd (huurders) belang: communicatie van essentiële zaken.
6. Beperking gegevensverwerking
De verwerking geschiedt slechts voor:
a. De activiteiten die gelet op de doelstelling van de HV gebruikelijk zijn, of die door de algemene ledenvergadering zijn goedgekeurd;
b. Het verzenden van informatie aan de leden;
c. Het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften (voor zover van toepassing);
d. Het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van kascontrole.
7. Gegevens in de ledenadministratie
In de ledenadministratie worden van de leden niet meer dan de volgende gegevens verwerkt:
a. Achternaam, voornamen, tussenvoegsels;
b. Adresgegevens (straat, huisnummer, postcode, woonplaats);
c. Telefoonnummer(s);
d. Mail-adres(sen);
e. Datum van aanmelding van het lid;
f. Indien van toepassing: contributie betaald én wanneer.
8. Verstrekking van persoonsgegevens
Persoonsgegevens uit de ledenadministratie worden slechts verstrekt aan:
a. De leden zelf;
b. Degenen, die belast zijn met – of leiding geven aan activiteiten genoemd in art. 6, of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken;
c. Het bestuur.
9. Verplichtingen bestuur
1. Het bestuur treft de nodige maatregelen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn.
2. Het bestuur legt passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand der techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich brengen. Deze maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
3. De digitale persoonsgegevens staan zijn beschermd tegen virussen en hacken. Toegang tot deze gegevens is alleen voor zo ver noodzakelijk voor de uitvoering van bestuurstaken ten behoeve van de HV.
4. Van de persoonsgegevens van Huurdersvereniging Cruquiuseiland wordt regelmatig een back-up gemaakt;
5. Deze persoonsgegevens zijn beschikbaar voor een lid van de HV op eerste naspeurbareaanvraag.
10. Verwijdering van persoonsgegevens
Na beëindiging van het lidmaatschap kunnen de persoonsgegevens op schriftelijk verzoek van het lid (of diens vertegenwoordiger), gewijzigd c.q. verwijderd worden.
11. Inzage, correctie, verwijdering en afscherming
1. Ieder lid heeft het recht op inzage van zijn persoonsgegevens. Hij dient daartoe schriftelijk een verzoek in bij het bestuur, dat daarop binnen vier weken beslist.
2. Ieder lid kan het bestuur verzoeken zijn verwerkte persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt.
3. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen. Hij dient daartoe een naspeurbaar verzoek in bij het bestuur dat binnen vier weken na ontvangst van het verzoek hem schriftelijk mededeelt of, dan wel in hoeverre aan het verzoek wordt voldaan. Een weigering wordt met redenen omkleed.
12. Citeertitel
Dit reglement kan worden aangehaald als “Reglement omgang persoonsgegevens Huurdersvereniging Cruquiuseiland”
Aldus vastgesteld door de algemene ledenvergadering d.d. [datum]
Amsterdam,
Het bestuur:
Voorzitter Secretaris Penningmeester